Az ajánlatkérőnek kötelessége meghatározni a közbeszerzési eljárás megkezdése előtt
– a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét,
– a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és,
– a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal,
– az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket.
A fentiek alapján tehát választható az a megoldás, hogy közbeszerzési eljárásonként hoz a szervezet vezetője utasítást, amelyben rögzítik az eljárás rendjét, azonban javasolt és célszerű, hogy ez egy általános utasításban, közbeszerzési szabályzatban jelenjen meg. Közbeszerzési szabályzatra talál mintát ezen a honlapon, amelynek egyediesítése szükséges.